Privacy Policy

Fleetpoint hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en welke rechten u heeft. We verwerken persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Uitvoeringswet AVG.

1. Wie zijn wij?

Fleetpoint is een softwareplatform voor wagenparkbeheer, aangeboden door Fleetpoint (eenmanszaak). Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

• E-mail: privacy@fleetpoint.nl
• Adres: [STRAAT EN HUISNUMMER], [POSTCODE] [VESTIGINGSPLAATS], Nederland
• KvK-nummer: [KVK-NUMMER] · BTW-nummer: [BTW-IDENTIFICATIENUMMER]

2. Twee rollen: wanneer zijn wij verantwoordelijk?

Dit onderscheid is belangrijk om te begrijpen welke gegevens onder deze privacyverklaring vallen:

• Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij voor onze eigen dienstverlening gebruiken: uw aanmelding, uw account, de proefperiode, het abonnement, de facturatie, support en het bezoek aan onze website. Op die verwerkingen is deze privacyverklaring van toepassing.
• Wij zijn verwerker voor de wagenpark- en berijdergegevens die een zakelijke klant zelf in het platform zet (bijvoorbeeld de naam van een berijder bij een kenteken). Die klant bepaalt daar het doel van en is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken ze uitsluitend in zijn opdracht. Daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst.

Bent u berijder en wilt u weten welke gegevens over u in het platform staan? Richt uw verzoek dan aan uw werkgever of wagenparkbeheerder: zij zijn daarvoor verantwoordelijk. Zie ook hoofdstuk 10.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Aanmeldgegevens: bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer (optioneel) en het door u opgegeven aantal voertuigen. Dat opgegeven aantal gebruiken we alleen voor een prijsindicatie, niet voor de facturatie.
• Accountgegevens: naam, e-mailadres, rol binnen de organisatie en een versleuteld (gehasht) wachtwoord. Uw wachtwoord is voor ons niet leesbaar.
• Proefperiode- en abonnementsgegevens: start- en einddatum van de proefperiode, de gekozen staffel, de status van het abonnement en de datum waarop u een betalende klant werd.
• Betaal- en facturatiegegevens: factuuradres, KvK- en BTW-nummer, facturen en de gegevens van uw SEPA-machtiging. Uw rekeningnummer geeft u af bij onze betaaldienstverlener; wij bewaren zelf geen volledig IBAN, maar alleen de verwijzingen (klant- en machtigingskenmerk) die nodig zijn om de incasso uit te voeren.
• Support- en communicatiegegevens: de inhoud van support-tickets, e-mails en berichten via het contactformulier.
• Gebruiksgegevens van het platform: technische logbestanden over inloggen en handelingen, voor beveiliging en foutopsporing.
• Websitegegevens: zie hoofdstuk 8. Onze websitemeting is cookieloos en slaat geen IP-adressen op.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheids- of biometrische gegevens) of om een burgerservicenummer, en het platform is daar ook niet voor bedoeld.

4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• Het aanmaken van uw account en het verifiëren van uw e-mailadres.
• Het leveren van het platform en het uitvoeren van de overeenkomst.
• Het beheren van de proefperiode, waaronder een herinnering vlak vóór het einde ervan.
• Het omzetten naar een betaald abonnement, het uitvoeren van de automatische incasso en het factureren op basis van uw werkelijke wagenpark.
• Het beantwoorden van vragen en het bieden van support.
• Het beveiligen van het platform en het voorkomen van misbruik, bijvoorbeeld door e-mailverificatie en door te voorkomen dat herhaaldelijk nieuwe proefperiodes worden aangemaakt.
• Het verbeteren van het platform en de website.
• Het versturen van service-gerelateerde berichten, zoals updates en beveiligingsmeldingen.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking of profilering.

5. Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens?

• Uitvoering van een overeenkomst: voor uw account, de proefperiode, het abonnement, de incasso en de support.
• Wettelijke verplichting: voor de fiscale bewaarplicht en onze administratie.
• Gerechtvaardigd belang: voor de beveiliging van het platform, het voorkomen van misbruik, onze cookieloze websitemeting en het verbeteren van onze dienst.
• Toestemming: voor commerciële communicatie, zoals het toesturen van aanbiedingen of nieuwsbrieven. U kunt uw toestemming altijd intrekken.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij schakelen wel dienstverleners in die noodzakelijk zijn om Fleetpoint te kunnen leveren. Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten:

• Supabase: database, authenticatie en bestandsopslag (opslag binnen de EER).
• Vercel: hosting en levering van de applicatie.
• Postmark: het versturen van e-mails, zoals de bevestigings- en herinneringsmails.
• Anthropic: AI-ondersteunde kolomherkenning bij het importeren van een wagenparkbestand. Hierbij worden alleen kolomkoppen en een beperkt aantal voorbeeldregels verwerkt; deze gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Mollie: de betaal- en incassodienst (SEPA).
• Moneybird: facturatie en boekhouding.
• Daarnaast accountants, juridisch adviseurs en toezichthouders, voor zover wettelijk verplicht.

De klant- en berijdergegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Enkele van bovenstaande partijen zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Voor zover daarbij persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dat op basis van passende waarborgen, met name de EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). De actuele lijst met subverwerkers staat in Bijlage 3 van onze verwerkersovereenkomst.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Proefperiode die niet wordt omgezet: de proefperiode duurt 30 dagen. Daarna blijft uw account nog 14 dagen bestaan zodat u alsnog kunt overstappen, waarna het wordt gearchiveerd. Nog eens 60 dagen later verwijderen wij uw gegevens definitief, in totaal 74 dagen na het einde van de proefperiode. Dit gebeurt automatisch en omvat zowel de gebruikersaccounts als de wagenpark- en berijdergegevens.
• Actief abonnement: zolang u klant bij ons bent.
• Beëindigd abonnement: wij verwijderen uw persoonsgegevens binnen 90 dagen na het einde van het abonnement. Dit gebeurt automatisch en omvat de gebruikersaccounts, de wagenpark- en berijdergegevens en de door u geüploade bestanden. Tot dat moment kunt u uw gegevens exporteren.
• Administratie en facturen: 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht. Wij bewaren daarvoor alleen de factuurgegevens: bedrijfsnaam, factuuradres, KvK- en BTW-nummer en de gefactureerde bedragen, en niet de berijder- of wagenparkgegevens.
• Websitemeting: gepseudonimiseerde bezoekgegevens bewaren wij maximaal 12 maanden. Daarna worden ze automatisch verwijderd.

8. Cookies en websitemeting

Op onze website plaatsen wij uitsluitend opslag die noodzakelijk is voor het functioneren van de site, zoals het onthouden van uw sessie en van de melding onderaan de pagina. Wij plaatsen geen tracking- of marketingcookies, gebruiken geen advertentienetwerken en delen geen gegevens met externe analysediensten zoals Google Analytics.

Om te begrijpen hoe onze website gebruikt wordt, meten wij paginabezoeken met eigen software op onze eigen servers. Die meting is bewust cookieloos: er wordt niets op uw apparaat opgeslagen of uitgelezen. Wij registreren per bezoek de bekeken pagina, het land en de stad, het apparaattype (mobiel, tablet of desktop) en, indien aanwezig, de website die naar ons verwees of de campagnecode in de link.

Uw IP-adres wordt hierbij niet opgeslagen. Om unieke bezoekers per dag te kunnen tellen, maken wij een onomkeerbare versleutelde code (SHA-256) waarin ook de datum is verwerkt. Omdat die code elke dag verandert, kunnen wij u niet over meerdere dagen of over meerdere websites volgen en niet herleiden tot een persoon.

Omdat hierbij niets op uw apparaat wordt geplaatst of uitgelezen, is voor deze meting geen toestemming vereist op grond van artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet. Wij baseren de verwerking op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) om onze website te kunnen verbeteren, waarbij wij de impact op uw privacy zo klein mogelijk houden. U kunt hiertegen bezwaar maken via privacy@fleetpoint.nl; zie ook het hoofdstuk over uw rechten.

9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of misbruik, waaronder:

• versleutelde verbindingen (TLS) en versleutelde opslag;
• strikte scheiding van klantgegevens, zodat een klant uitsluitend zijn eigen gegevens kan zien;
• toegang op basis van rollen en minimale rechten, met gehashte wachtwoorden;
• hosting en opslag binnen de EER;
• regelmatige back-ups, logging en monitoring.

Mocht er onverhoopt een datalek plaatsvinden, dan handelen wij conform de AVG en melden wij dit waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkenen.

10. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage: u mag opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u mag onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: u kunt vragen om verwijdering van uw gegevens.
• Recht op beperking: u kunt vragen de verwerking te beperken.
• Recht op dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op intrekking van toestemming: indien de verwerking op toestemming is gebaseerd.

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@fleetpoint.nl. Wij reageren binnen vier weken. Gaat uw verzoek over gegevens die een zakelijke klant in het platform heeft gezet (zie hoofdstuk 2), dan sturen wij uw verzoek door naar die klant, omdat hij daarvoor verantwoordelijk is. Bent u het niet eens met onze afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief, bijvoorbeeld per e-mail of via een melding in het platform.